Política de privacidade

1. Objeto

A presente política descreve os tratamentos de dados pessoais realizados no âmbito da utilização do PortalOne, a solução de portal documental disponibilizada pela empresa cliente.

Pretende informar os utilizadores sobre a forma como os seus dados são recolhidos, utilizados, protegidos e conservados durante o acesso e a utilização da plataforma.

2. Responsável pelo tratamento

A empresa cliente identificada abaixo é, em princípio, responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos seus utilizadores, clientes, colaboradores e parceiros no âmbito da utilização do PortalOne.

As coordenadas do responsável pelo tratamento são as seguintes:

• Denominação social : EFSAFS SA
• Forma jurídica : Société Anonyme
• Morada : Route de la bas 34
• Código postal e localidade : 1205 Genève
• País : Suisse
• Número de empresa / IVA : CHE-123.456.789 TVA
• E-mail geral : supportch@vhfsolution.com
• Contacto para questões relativas à proteção de dados : privacy@votre-entreprise.ch
• Telefone : +41 22 555 20 30
• Sítio web : https://www.votre-entreprise.ch

3. Prestador técnico

A VHF Solution fornece e mantém a solução PortalOne na qualidade de prestador técnico.

A VHF Solution pode atuar como subcontratante ao abrigo da regulamentação aplicável, segundo as instruções do responsável pelo tratamento e no âmbito estrito da exploração, manutenção e segurança da plataforma.

A VHF Solution não é responsável pelo tratamento dos dados de negócio do cliente, que permanecem sob a responsabilidade da empresa cliente.

4. Dados tratados

Consoante a utilização do PortalOne e os direitos de cada utilizador, podem ser tratadas as seguintes categorias de dados: nome e apelido; endereço de e-mail; identificador de utilizador; empresa ou organização de pertença; informações de autenticação; endereço IP; data e hora de ligação; navegador, dispositivo e sistema operativo; ações realizadas na aplicação; registos técnicos e de auditoria; parâmetros de configuração necessários ao funcionamento; documentos e ficheiros consultados, depositados ou transmitidos.

5. Finalidades

Os dados pessoais são tratados nomeadamente para as seguintes finalidades: autenticação e gestão de contas e acessos; consulta e depósito de documentos; segurança da plataforma; rastreabilidade das ações; suporte e resolução de incidentes; prevenção de utilizações fraudulentas; cumprimento de obrigações legais e contratuais.

6. Armazenamento dos documentos

Os documentos e conteúdos de negócio permanecem armazenados no ambiente Microsoft 365 e Microsoft SharePoint Online da empresa cliente.

O PortalOne não transfere documentos para o ambiente de outro cliente. O acesso aos conteúdos limita-se aos utilizadores autorizados segundo os direitos definidos pela empresa cliente.

7. Alojamento da infraestrutura

Infrastrutura PortalOne alojada na Azure Switzerland North.

Os documentos de negócio não são alojados pelo PortalOne fora do ambiente Microsoft 365 / SharePoint Online do cliente.

8. Destinatários

Os dados podem ser acessíveis, dentro dos respetivos limites, aos seguintes destinatários: utilizadores autorizados da empresa cliente; administradores autorizados; VHF Solution quando necessário para o suporte, manutenção ou segurança da plataforma; Microsoft para os serviços Microsoft 365, SharePoint Online, Microsoft Entra ID e Azure utilizados no âmbito da solução.

9. Conservação

Os documentos são conservados segundo as regras e políticas definidas pela empresa cliente no Microsoft 365 e SharePoint.

Os registos técnicos e de auditoria são conservados durante o tempo necessário ao funcionamento, à segurança, ao suporte e ao cumprimento das obrigações legais ou contratuais.

As durações precisas podem depender da configuração e das obrigações aplicáveis à empresa cliente.

10. Segurança

São implementadas medidas técnicas e organizativas razoáveis para proteger os dados pessoais contra perda, acesso não autorizado, divulgação ou alteração.

Nenhum sistema informático pode, contudo, garantir segurança absoluta. A empresa cliente e os seus utilizadores são convidados a adotar práticas prudentes em matéria de acesso e confidencialidade.

11. Direitos das pessoas

Ao abrigo da legislação aplicável, as pessoas em causa podem dispor dos seguintes direitos: acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e, quando aplicável, portabilidade.

Os pedidos devem, em princípio, ser dirigidos à empresa cliente responsável pelo tratamento. As coordenadas de contacto para questões relativas à proteção de dados indicam-se abaixo:

• País do direito aplicável : Suisse
• Regulamentação aplicável : Loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, le cas échéant, RGPD
• Contacto para questões relativas à proteção de dados : Monsieur Julien Moreau
• E-mail proteção de dados : privacy@votre-entreprise.ch
• E-mail geral : supportch@vhfsolution.com
• Telefone : +41 22 555 20 30

12. Autoridade de controlo

Ao abrigo da legislação aplicável, pode apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente. Para este portal, a autoridade de controlo configurada é: Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

13. Atualização da política

A presente política pode ser atualizada para refletir a evolução da solução, das obrigações legais ou das práticas da empresa cliente.

A versão e a data da última atualização indicam-se no final desta página.